Questura: Registrazione Ospiti Alloggiati Web

La registrazione degli ospiti alla Questura è l'obbligo con la scadenza più stretta: hai solo 24 ore dal check-in per comunicare i dati. Dimenticarsene può costare fino a €206 per ogni ospite non registrato.

Se gestisci un affitto breve, devi usare il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato per inviare le "schedine" di tutti gli ospiti che pernottano nella tua struttura.

Come spiega il team di Trentino Short Stay, che registra quotidianamente gli ospiti su Alloggiati Web per le proprietà gestite in Trentino-Alto Adige: "È un'operazione di routine che richiede 5-10 minuti per prenotazione, ma la scadenza delle 24 ore non ammette distrazioni."

In questa guida ti spieghiamo come registrarti al portale, quali dati raccogliere, come compilare la schedina e come evitare errori e sanzioni.

Cos'è Alloggiati Web

Alloggiati Web è il portale telematico della Polizia di Stato dove i gestori di strutture ricettive devono registrare i dati identificativi degli ospiti.

A cosa serve

La registrazione serve per:

1. Sicurezza pubblica: Permette alle autorità di sapere chi soggiorna nelle strutture
2. Prevenzione: Aiuta a identificare persone ricercate o sospette
3. Tracciabilità: Crea uno storico dei movimenti turistici per motivi di ordine pubblico

Chi deve usarlo

Tutti i gestori di strutture ricettive:

• Appartamenti ammobiliati ad uso turistico
• Case vacanze
• Bed & Breakfast
• Affittacamere
• Agriturismi
• Alberghi, hotel, ostelli

Base normativa

L'obbligo deriva dall'Art. 109 del TULPS (Testo Unico Leggi Pubblica Sicurezza) e successive modifiche. La mancata comunicazione è una violazione di legge.

La Scadenza: 24 Ore

Questo è il punto più critico: devi registrare ogni ospite entro 24 ore dal suo arrivo.

Come funziona la scadenza

Festivi e weekend? La scadenza vale sempre, anche se la Questura è chiusa. Il portale Alloggiati Web è accessibile 24/7.

Cosa succede se superi le 24 ore?

• Prima violazione: Possibile diffida
• Violazioni successive: Sanzione da €103 a €206 per ogni ospite non registrato
• Violazioni gravi/ripetute: Possibili conseguenze penali per favoreggiamento

Come Registrarsi ad Alloggiati Web

Prima di poter inviare le schedine, devi registrare la tua struttura e ottenere le credenziali di accesso.

Passo 1: Identifica la Questura competente

La Questura competente è quella della provincia dove si trova la tua struttura.

Per il Trentino: Questura di Trento

Passo 2: Richiedi l'attivazione

Ci sono due modi per richiedere le credenziali:

Passo 3: Documenti necessari

Passo 4: Ricevi le credenziali

Dopo l'approvazione riceverai:

• Username: Solitamente basato sul codice struttura
• Password: Da cambiare al primo accesso
• Codice struttura: Identificativo univoco nel sistema

Conserva queste credenziali in modo sicuro.

Tempistiche

• Online: 5-15 giorni lavorativi
• Di persona: Spesso stesso giorno o 2-3 giorni

Quali Dati Raccogliere dagli Ospiti

Per compilare la schedina hai bisogno di dati specifici per ogni ospite che pernotta.

Dati obbligatori

Documenti accettati

Ospiti italiani:

• Carta d'identità (cartacea o elettronica)
• Passaporto
• Patente di guida

Ospiti UE:

• Carta d'identità nazionale
• Passaporto

Ospiti extra-UE:

• Passaporto (obbligatorio)
• Permesso di soggiorno (se residente in Italia)

Chi deve essere registrato

Quando raccogliere i dati

Al momento del check-in o prima (via email/messaggio).

Molti gestori chiedono copia del documento prima dell'arrivo per velocizzare il processo.

Come Compilare e Inviare la Schedina

Passo 1: Accedi al portale

1. Vai su alloggiatiweb.poliziadistato.it
2. Inserisci username e password
3. Se richiesto, cambia la password

Passo 2: Seleziona la struttura

Se gestisci più strutture, seleziona quella corretta dal menu.

Passo 3: Inserisci una nuova schedina

1. Clicca su "Nuova schedina" o "Inserisci ospiti"
2. Seleziona il tipo di comunicazione:
   • Ospite singolo: Un solo ospite
   • Gruppo/Famiglia: Più ospiti insieme

Passo 4: Compila i dati del primo ospite

Per il capogruppo (o ospite singolo):

1. Inserisci cognome e nome
2. Seleziona sesso
3. Inserisci data di nascita
4. Indica luogo e stato di nascita
5. Seleziona cittadinanza
6. Indica il tipo di documento
7. Inserisci numero documento
8. Indica autorità rilasciante e luogo rilascio
9. Inserisci data arrivo e data partenza prevista

Passo 5: Aggiungi eventuali accompagnatori

Se ci sono altri ospiti nel gruppo:

1. Clicca su "Aggiungi accompagnatore"
2. Compila i dati di ogni accompagnatore
3. Ripeti per tutti gli ospiti

Nota: Gli accompagnatori possono avere dati ridotti (nome, cognome, data nascita, cittadinanza) se fanno parte dello stesso nucleo familiare del capogruppo.

Passo 6: Verifica e invia

1. Controlla tutti i dati inseriti
2. Correggi eventuali errori segnalati
3. Clicca su "Invia"
4. Verifica che l'invio sia andato a buon fine
5. Conserva la conferma/ricevuta

Passo 7: Gestisci le partenze anticipate o prolungamenti

Se un ospite:

• Parte prima del previsto: Puoi aggiornare la schedina
• Prolunga il soggiorno: Devi inviare una nuova comunicazione

Funzioni Utili del Portale

Schedine ricorrenti

Se lo stesso ospite torna regolarmente, puoi salvare i suoi dati per velocizzare gli inserimenti futuri.

Caricamento massivo

Per chi gestisce molte strutture o ha molti ospiti, è possibile caricare i dati via file (formato tracciato ministeriale).

Storico e ricerche

Puoi consultare lo storico delle schedine inviate, filtrandole per data, ospite o struttura.

App mobile

Esistono app di terze parti che si integrano con Alloggiati Web per semplificare l'inserimento da smartphone. Verifica che siano autorizzate.

Errori Comuni da Evitare

1. Dimenticare la scadenza delle 24 ore

Problema: Il check-in è di sabato sera, ti scordi di registrare.

Conseguenza: Sanzione per ogni ospite non registrato.

Soluzione: Registra subito dopo il check-in, o imposta un promemoria.

2. Non registrare i bambini

Problema: "Sono bambini, non serve registrarli."

Conseguenza: I minori vanno registrati come tutti gli altri.

Soluzione: Chiedi i documenti anche dei minori (o certificato di nascita per i neonati).

3. Errori nei dati del documento

Problema: Numeri sbagliati, date errate, autorità rilasciante imprecisa.

Conseguenza: La schedina può essere rifiutata o richiesta correzione.

Soluzione: Copia i dati direttamente dal documento, verifica prima di inviare.

4. Non conservare le conferme

Problema: Invii la schedina ma non salvi la ricevuta.

Conseguenza: Non puoi dimostrare di aver adempiuto in caso di controlli.

Soluzione: Stampa o salva sempre la conferma di invio.

5. Credenziali scadute o dimenticate

Problema: Non riesci ad accedere al portale.

Conseguenza: Non puoi registrare gli ospiti.

Soluzione: Conserva le credenziali in modo sicuro. Se le perdi, contatta la Questura.

Sanzioni per Mancata Registrazione

Sanzioni amministrative

Conseguenze gravi

In caso di violazioni ripetute o in situazioni particolari:

• Segnalazione all'autorità giudiziaria
• Reato di favoreggiamento (se si ospitano persone ricercate senza registrarle)
• Sospensione dell'attività nei casi più gravi

Questura e Altre Comunicazioni: Le Differenze

È importante non confondere la registrazione Questura con altri obblighi.

Questura vs ISTAT

📖 Approfondimento: ISTAT per Affitti Brevi: Come Compilare

Sono due cose separate

Devi fare entrambe le comunicazioni:

• Questura: Entro 24h, per ogni check-in
• ISTAT: Entro il 5 del mese successivo, dati aggregati

Domande Frequenti (FAQ)

Posso registrare gli ospiti prima che arrivino?

Sì, se hai già i loro dati (documento inviato via email). La registrazione "anticipata" è accettata.

Cosa faccio se l'ospite non ha documento?

Non puoi ospitare chi non ha un documento valido. È un obbligo di legge presentare un documento d'identità.

Se l'ospite cambia la data di partenza?

Se parte prima: Puoi (ma non è obbligatorio) aggiornare la schedina. Se prolunga: Devi inviare una comunicazione di prolungamento.

Posso delegare la registrazione?

Sì, puoi autorizzare un collaboratore o un servizio di property management a fare le registrazioni per tuo conto. La responsabilità resta comunque tua.

Quanto tempo devo conservare i dati?

I dati vanno conservati per almeno 5 anni per eventuali verifiche.

Il portale è accessibile anche di notte?

Sì, Alloggiati Web è attivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Puoi registrare gli ospiti anche a mezzanotte della domenica.

Procedura di Emergenza

Cosa fare se non riesci ad accedere al portale?

Se il portale è in manutenzione

1. Prova di nuovo dopo qualche ora
2. Se l'interruzione è prolungata, contatta la Questura
3. Conserva prova del tentativo di accesso (screenshot con data/ora)

Se hai dimenticato le credenziali

1. Usa la funzione "Password dimenticata" sul portale
2. Se non funziona, contatta la Questura per il reset
3. Nel frattempo, annota i dati degli ospiti per registrarli appena possibile

Se hai un problema tecnico

1. Prova con un altro browser o dispositivo
2. Svuota cache e cookie
3. Contatta l'assistenza tecnica del portale
4. Come ultima risorsa, comunica via fax o email alla Questura (conserva le ricevute)

Semplificare la Registrazione

La registrazione Questura può diventare più semplice con alcuni accorgimenti.

Automatizzazione parziale

Alcuni channel manager e software gestionali offrono:

• Pre-compilazione dati dalle prenotazioni
• Integrazione diretta con Alloggiati Web
• Promemoria automatici per le scadenze

Richiesta documenti anticipata

Chiedi agli ospiti di inviare il documento prima dell'arrivo:

• Inserisci la richiesta nel messaggio di conferma
• Spiega che è un obbligo di legge
• Così puoi registrare anche prima del check-in

Delega a professionisti

Con il servizio HYBRID di Trentino Short Stay, la registrazione Questura è inclusa. Il team, specializzato nella gestione di affitti brevi in Trentino-Alto Adige, si occupa di:

• Raccogliere i dati degli ospiti
• Inviare le schedine entro le 24 ore
• Gestire eventuali prolungamenti o variazioni
• Conservare le ricevute per te

Conclusione

La registrazione Questura è un obbligo con scadenza stretta (24 ore) che richiede attenzione.

Organizzati bene e diventerà routine. Oppure affida la gestione a chi lo fa di mestiere.